(四)建設(shè)實(shí)用的現(xiàn)代化資料庫(kù)。
如今很多企業(yè)的檔案資料利 用網(wǎng)頁(yè)的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，那么企業(yè)工作人員就可以隨時(shí)檢索需要 的資料，促進(jìn)信息資料的有效利用。建設(shè)一個(gè)實(shí)用的檔案庫(kù)房管理現(xiàn) 代化網(wǎng)站可以獲得很好的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
另外企業(yè)工作人員可以通過檔案庫(kù)房登錄網(wǎng)頁(yè)界面查詢 當(dāng)前檔案庫(kù)房中資料的情況，包括是否在庫(kù)房中以及何時(shí)歸還等; 而檔案庫(kù)房管理人員可以及時(shí)查閱某種資料被何人借走以及當(dāng)事人借閱記錄等，這樣通過設(shè)置查看權(quán)限保護(hù)個(gè)人隱私等。
企業(yè)檔案庫(kù)房現(xiàn)代化建設(shè)是要將企業(yè)員工與企業(yè)各種資料轉(zhuǎn)化為電子文檔進(jìn)行有效地管理與應(yīng)用,建立完備的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣有利 于檔案管理工作的順利進(jìn)行，并且相比依靠紙質(zhì)文檔保存資料更 有利于進(jìn)行資料檢索，而且節(jié)約時(shí)間與資金。
(五)檔案庫(kù)房安裝溫濕度等自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備。
企業(yè)為每個(gè)工作人員辦理進(jìn)入檔案庫(kù)房的證件，同時(shí)安裝相應(yīng)的檢測(cè)設(shè)備，這樣只有具備證件的工作人員才可以進(jìn)入，不但可以減輕檔案庫(kù)房管理 人員的工作負(fù)擔(dān)，還可以記錄相關(guān)人員的進(jìn)入情況。
在檔案庫(kù)房 里安裝攝像頭、溫度傳感器以及濕度傳感器等設(shè)備，這樣設(shè)備通過 無線網(wǎng)實(shí)時(shí)傳輸?shù)街蛋嗍业谋O(jiān)控屏幕上，這樣檔案庫(kù)房管理人員 可以隨時(shí)監(jiān)控到庫(kù)房中的情況。
同時(shí)利用數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)處理各種 傳感器傳輸回來的數(shù)據(jù)，并在數(shù)據(jù)處理程序中設(shè)定相關(guān)溫度、濕度 等預(yù)警值，超出預(yù)警值就發(fā)出信號(hào)提醒檔案管理人員，這樣工作人員就可以隨時(shí)了解到檔案庫(kù)房中存在的安全隱患，使其能及時(shí)采 取措施，從而實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的自動(dòng)化管理。
